第一類是文字量大的人。客服、業務、行政或專案協調角色,每天可能要回覆數十則訊息,手機輸入雖然方便,但遇到長段落、制式回覆或需要邊看資料邊回話時,實體鍵盤的效率差距會非常明顯。把對話放在電腦上,你可以同時開著試算表、文件與通訊視窗,回覆完再繼續手上的工作,不必在裝置之間反覆切換。
第二類是需要長時間盯著螢幕的人。設計、工程、財務或研究性質的工作,注意力本來就集中在電腦上,若每一則訊息都得拿起手機查看,不僅打斷節奏,也容易漏掉重要內容。把通訊介面固定在桌面的一角,可以讓訊息以較不打擾的方式出現,你可以在一個段落結束後再統一處理。
第三類是經常傳送檔案的人。從電腦傳送文件、圖片或報表,不需要先傳到手機再轉發,少了一次搬移的步驟,也降低檔案在不同裝置間遺失或版本錯亂的機會。對於需要頻繁確認附件內容的人來說,在電腦上預覽檔案再送出,比在小螢幕上確認來得可靠。
第四類是習慣多工處理的人。你可以同時開啟多個對話,把待回覆的視窗排在旁邊,一邊處理主要工作一邊消化訊息。這種工作方式並不適合所有人,但對於訊息量大、需要快速分類輕重緩急的人來說,能有效降低遺漏的機率。前提是你願意花一點時間建立自己的整理習慣。